E-Procurement in Italia e in Europa: sfide e opportunità

L’e-procurement rappresenta una leva importante per la crescita dell’economia del Paese: ne abbiamo parlato con Carmen Ciciriello, Advisor DGgrow e Direttrice di Celeris Advisory.

L’e-procurement rappresenta una leva importante per la crescita dell’economia del Paese, per la modernizzazione ed una maggiore efficienza dei processi amministrativi nell’ambito degli acquisti della Pubblica Amministrazione e, non meno importante, per il controllo e la riduzione della spesa pubblica: ne è convinta anche Carmen Ciciriello, Advisor DGgrow e Direttrice di Celeris Advisory.

Cosa si intende per e-Procurement e quale contributo può dare all’innovazione nel settore dei contratti pubblici?

Per e-Procurement si intende la digitalizzazione di tutti i processi sottostanti agli appalti pubblici: si parla di processi, sistemi, formati di database nazionali da integrare per l’implementazione dell’“Once-Only” principle, oltre agli aspetti organizzativi e di professionalizzazione degli acquirenti pubblici.

A livello di contributo che la digitalizzazione può portare al public procurement ci sono tre temi importanti da menzionare:

1. L’accessibilità, ovvero il passaggio dai documenti cartacei al digitale in modo da facilitare il monitoraggio degli appalti e di tutti i processi che ruotano intorno ad essi e dell’immediata disponibilità della documentazione all’interno di portali rilevanti;
2. Trasparenza, che dipende anche dai dati e dalla loro qualità;
3. Tracciabilità, ovvero la possibilità di monitorare cosa è stato acquistato da una Pubblica Amministrazione e in che modo. Questo ultimo punto inevitabilmente permette anche di limitare i rischi di corruzione.

La digitalizzazione in primis dovrebbe generare dati strutturati, quindi il focus principale è sui dati. Quando si hanno dei dati strutturati si è in grado di fare delle analisi più profonde e granulari e questo faciliterebbe, in aggiunta, anche il tema dell’interoperabilità, permettendo di avere una vista a 360 gradi di quello che è il mondo del public procurement. Ad oggi, infatti, grazie a tecnologie come AI e machine learning, vengono già analizzati dati non strutturati, ma se questi ultimi fossero già strutturati, il lavoro di preparazione dei dati all’analisi sarebbe largamente facilitato.

L’utilizzo di questi dati permette la piena applicazione delle tecnologie emergenti che dipendono molto dalla qualità dei dati. Anche quando parliamo del tema della tracciabilità, nel momento in cui si devono fare delle analisi, se tutti i dati fossero disponibili (grazie a piattaforme interoperabili a livello nazionale) si ridurrebbero i tempi e le inefficienze relative.

Avere accesso a questa mole di dati è fondamentale per migliorare i processi decisionali a livello di spesa e di policy, ad esempio, perché permette di predire la domanda di mercato in maniera più corretta, o valutare meglio le performance dei fornitori.

Ci sono due grandi componenti per il successo della digitalizzazione:

1. I dati e tutto il mondo che gira intorno ad essi, quindi anche la qualità, l’interoperabilità,  gli standard, i sistemi e gli strumenti di analisi
2. Market Intelligence, ovvero il public procurement officer dovrebbe conoscere il mercato, i fornitori che operano all’interno di esso e quello che possono offrire; o avere gli strumenti per ottenere questa conoscenza in tempi rapidi, soprattutto alla luce degli ultimi eventi e la necessità di gestire situazioni di emergenza.

La combinazione tra la conoscenza che deriva dai dati e la strategia di mercato è un fattore fondamentale per ottenere grandi benefici dai processi di digitalizzazione, soprattutto nell’ambito del public procurement.

Quali sono le sfide che deve affrontare l’e-Procurement in Italia e, più in generale, in Europa?

Spesso capita che la digitalizzazione del procurement ripeta pedissequamente i processi cartacei senza considerare una re-ingegnerizzazione dei processi.

In Italia, la risposta risiede nelle normative che non permettono questo tipo di cambio all’interno dei processi, ma non sempre è così ed è necessario fare uno sforzo ulteriore per rivedere i processi nel rispetto del principio Once Only.

Questo richiede processi e infrastrutture interoperabili con l’obiettivo di ridurre la burocrazia.

Le sfide principali che l’e-Procurement deve affrontare sono:

1. Dati strutturati;
2. Interoperabilità e questo include gli standard di processo e gli identificativi comuni per le organizzazioni e per i prodotti (in modo da permettere una comparazione dei prezzi per il singolo prodotto);
3. Competenze non solo sul public procurement ma anche per quanto riguarda le tecnologie emergenti, in modo da permettere il singolo lavoratore di essere in grado di interfacciarsi con le sfide del digitale.

Un altro aspetto rilevante è la divisione dei dati dagli strumenti. Per fare un esempio pratico, il Portogallo ha un registro dei contratti, il BASE, che raccoglie tutti i dati del procurement a cui si collegano gli operatori qualificati (eTendering platforms) per offrire servizi alle Contracting Authorities. Questo permette anche di cambiare operatore con maggiore agilità.

L’importanza di avere informazioni disponibili in tempo reale è emersa nuovamente in occasione della pandemia, dove alcuni Paesi sono stati particolarmente virtuosi e hanno reso subito pubblici quelli che sono stati i loro acquisti per fronteggiare l’emergenza sanitaria.

Anche in una situazione di emergenza come questa il digitale ha dimostrato di essere un fattore imprescindibile, non solo per aiutare ad affrontare meglio la crisi, ma anche per analizzare le performance dei singoli fornitori e rendere più trasparente il mercato grazie alla pubblicazione dei dati di acquisto in formato aperto e accessibile.

L’Italia è a un livello molto alto in termini di competenze digitali e strumenti che vengono utilizzati per il public procurement . Se invece considerassimo i Public Procurement Performance Indicators, la situazione è differente: l’obiettivo del public procurement è quello di creare competizione all’interno del mercato; tuttavia, nel momento in cui in un Paese si registra un alto numero di procedure in cui alla gara d’appalto partecipa un solo operatore, diventa necessario comprendere le dinamiche di mercato che giustificano le performance.

Come può aiutare il digitale ad aumentare la competizione? Come può attirare nuovi fornitori?

Una risposta si può trovare nel pre-commercial procurement; si tratta di un’attività svolta, soprattutto in questo periodo di emergenza sanitaria da molti Paesi europei, per attirare nuovi fornitori anche se questi non facevano parte della rosa delle aziende abituali con cui le Pubbliche Amministrazioni si interfacciavano solitamente.

In questo contesto, come potrebbe aiutare l’attività di e-Procurement Data Analytics?

L’attività di e-Procurement Data Analytics è una proposta avanzata e approvata nell’ambito del programma ISA² – Interoperability solutions for Public Administrations.

L’obiettivo dell’attività è quello di creare un framework europeo e un’infrastruttura per il monitoraggio degli appalti pubblici in Europa attraverso un set di servizi e strumenti per l’analisi dei dati basati su una struttura comune dei dati, in modo da migliorare le politiche di spesa, le policy e la competitività.

La proposta, avanzata dall’Italia, è stata approvata e la Commissione Europea implementerà questi servizi; il lavoro che si sta svolgendo nel gruppo Europeo è quello di raccolta dei requisiti a livello di informazioni e di obiettivi primari che si vogliono ottenere con questi strumenti di analisi. Inoltre, è in corso un progetto pilota per testare questi strumenti di analisi con dati reali, messi a disposizione dall’Autorità Nazionale Anticorruzione e dalla centrale di acquisti nazionale italiana, Consip. I dati verranno normalizzati per riportarli ad un unico formato comune e utilizzati, insieme a quelli provenienti dal portale di pubblicazione della Gazzetta Europea, per svolgere analisi e costruire indicatori che rendano possibile una conoscenza migliore degli acquisti pubblici in Europa e nei vari Stati Membri.

Gli strumenti di analisi sviluppati saranno poi messi a disposizione a livello europeo e permetteranno di fare una serie di analisi e monitoraggi più granulari. In particolare, permetteranno di comprendere meglio le dinamiche di mercato e migliorare anche gli aspetti più operativi dell’e-Procurement.

Infine, l’adozione degli eForms come il nuovo standard Europeo per la pubblicazione dei dati in formato strutturato rappresenterà un punto di svolta per la disponibilità e qualità dei dati sul public procurement, rendendo anche comparabili dati provenienti da diversi Stati Membri senza gli sforzi di normalizzazione ora necessari.