Data Analytics: l’importanza dell’analisi dati negli acquisti della PA

Si è tenuto il 14 dicembre il nostro webinar sull’importanza dell’analisi dei dati negli acquisti della Pubblica Amministrazione.

Il programma del webinar ha dato spazio a diversi interventi che hanno permesso ai relatori di rispondere ad alcune domande ricorrenti nel dibattito pubblico: che ruolo possono giocare i dati prima, durante e dopo le consultazioni di mercato? Quali sono le informazioni chiave che sono già oggi contenute nei dati che tracciano gli acquisti pubblici?

La gestione dei dati della consultazione di mercato

Ad aprire il ciclo di interventi del webinar è stato il Dott. Guglielmo de Gennaro di AgID che ha portato all’attenzione quella che è stata l’esperienza dell’Agenzia per l’Italia Digitale nell’ambito degli appalti di innovazione.

Il concetto di dato e la sua analisi sta uscendo sempre di più dal perimetro dei soli addetti ai lavori e sta rivendicando la sua importanza soprattutto nell’ambito della gestione dei processi di acquisto della Pubblica Amministrazione.

Il procurement è uno strumento di politica industriale potentissimo ma spesso e volentieri i risultati che si ottengono non sono quelli sperati; questo succede perché esiste attualmente una ristretta conoscenza del mercato che poi si riversa su quelli che sono gli acquisti pubblicati.

Oggi, però, esiste uno strumento giuridico che permette di superare questo problema, ed è la consultazione di mercato. Grazie a questo strumento si potrebbe, infatti, portare un vero cambiamento all’interno del public procurement, perché permetterebbe di instaurare un rapporto relazionale con gli operatori economici e di costruire un percorso insieme a loro.

Indubbiamente, per poter gestire questa fase, è necessario saper utilizzare i dati che emergono da questo processo, in modo che il bando che verrà poi pubblicato, a seguito della consultazione di mercato, possa essere il più efficiente possibile.

Un esempio concreto di questo concetto si trova nell’esperienza di AgID che, tra il 2017 e il 2018, ha supportato, con servizi di committenza ausiliaria, il MIUR lungo il Programma di appalti pre-commerciali che lo stesso Ministero aveva avviato.

Le consultazioni, fatte allora in presenza, hanno portato di fatto a dei risultati importantissimi. In quel contesto, infatti, si è stati in grado di indirizzare e coinvolgere adeguatamente i soggetti.

In questa circostanza, in cui si sono avviate oltre 17 consultazioni di mercato, sono stati coinvolti oltre mille operatori diversamente distribuiti nelle varie categorie; è stata significativa la presenza di Università e Piccole e Medie Imprese, che spesso e volentieri sono molto distanti dai processi di acquisto della Pubblica Amministrazione.

Un concetto fondamentale da sottolineare, per quanto riguarda i soggetti nell’ambito degli appalti innovativi, è il coinvolgimento degli operatori del Terzo Settore; avere conoscenza della partecipazione di questi soggetti, in particolare, è fondamentale per riuscire poi a creare delle dinamiche che permettano la costituzione di offerenti adeguatamente bilanciati.

Quello che si è potuto osservare grazie all’analisi dei dati è che, in realtà, durante il processo di consultazione andava a riprodursi il paradigma dell’Open Innovation che, nonostante sia un concetto ben conosciuto, diventa nuovo nell’ambito degli acquisti della Pubblica Amministrazione.

Abbiamo assistito a un vero e proprio funnel in cui si è creato un processo virtuoso di aggregazione e selezione degli operatori che sono stati in grado di attirare altri partecipanti; in questo modo si è creata una collaborazione tra i vari operatori presenti che si è trasformata in una proposta finale congiunta per le Pubbliche Amministrazioni coinvolte.

Dimostrazione di questo processo sono state, appunto, le gare che sono poi nate, in seconda  battuta, dai fabbisogni che erano stati analizzati: dei 17 fabbisogni presentati, 3 si sono trasformati in gare d’appalto, che hanno visto un’ampia rappresentanza della partecipazione che si era già registrata durante le consultazioni di mercato con il:

• 53% piccole imprese;
• 16% grandi imprese;
• 28% università e ricerca;
• 3% operatori del Terzo Settore.

Per dare un esempio concreto, durante le consultazioni di mercato effettuate nell’ambito del Progetto Smarter Italy, la tecnologia, soprattutto nell’anno della pandemia, è stata fondamentale per raggiungere diversi obiettivi, come:

• Ampiezza del target coinvolto: lo svolgimento interamente online di tutto l’iter di consultazioni ha consentito di coinvolgere in un unico momento un altissimo numero di soggetti, ampliando e arricchendo le opportunità di confronto e i punti di vista. Diversamente da quanto sarebbe potuto accadere in un evento in presenza è stato possibile sollecitare la partecipazione di un ampio target rendendo le consultazioni un costruttivo momento di dialogo;
• Opportunità di Networking: i tempi scanditi dalla metodologia utilizzata hanno consentito ai soggetti coinvolti di avviare interessanti azioni di networking anche fra istituzioni e realtà che altrimenti avrebbero impiegato processi più articolati per incontrarsi e parlarsi;
• Metriche: in questo contesto, l’utilizzo di strumenti digitali ha consentito di registrare un gran numero di informazioni sui soggetti coinvolti e sulle azioni portate avanti. Queste metriche, in particolare, sono state in grado di mostrare con chiarezza l’interesse dei soggetti che hanno partecipato alla consultazione di mercato e hanno confermato l’efficacia delle azioni messe in campo per lo svolgimento delle consultazioni.

Acquisti pubblici: dai dati alla conoscenza

Ad affrontare e rispondere alla domanda “come è possibile estrarre valore dai dati?”  è stata Chiara Mazzucchi di Synapta che ha dato un quadro chiaro di ciò che è possibile fare attraverso un’attenta analisi dei dati degli acquisti della PA.

Estrarre valore dai dati non è una cosa semplice e per essere in grado di estrarre conoscenza da un set di dati che si ha a disposizione è necessario seguire determinate fasi per arrivare a delle informazioni sul contesto in cui viene condotta un’analisi dati.

I dati, di base, sono perlopiù semplici numeri che visti da soli possono non fornire le informazioni di cui si ha bisogno. Infatti, questi iniziano ad acquisire valore quando iniziano ad essere contestualizzati e se letti in modo aggregato.

Per arrivare all’ultimo passaggio e l’ultimo livello della piramide rappresentata, appunto dalla saggezza, è necessario aggiungere alla conoscenza anche l’esperienza. Grazie a quest’ultimo livello si è in grado, di conseguenza, di prendere delle decisioni sulla base dei dati analizzati.

Contestualizzando ulteriormente, ed entrando quindi nel mondo dei dati che riguardano gli acquisti della Pubblica Amministrazione, l’analisi da parte delle aziende fornitrici ha permesso l’introduzione nel mercato di nuovi operatori, soprattutto Piccole Medie Imprese, rendendo il mercato più concorrenziale.

I casi d’uso dell’analisi dei dati degli acquisti della PA

Partendo dai dati presenti nella piattaforma ContrattiPubblici.org, uno dei casi d’uso principali delle aziende fornitrici che accedono alla nostra banca dati è quello della pianificazione commerciale, partendo proprio dall’analisi dei dati dei contratti pubblici in scadenza.

Partendo da questa tipologia di dati è possibile fare un’ulteriore contestualizzazione; sia questa geografica, analizzando quindi un’area di interesse o un’area in cui vorrebbero essere presenti nel mercato, o targettizzata, analizzando quindi un target specifico di Pubbliche Amministrazioni con cui ci si vuole interfacciare.

Se si volessero, invece, analizzare i trend di acquisto per una specifica fornitura o servizio, vediamo l’esempio concreto dell’acquisto di servizi per l’adeguamento delle privacy policy all’interno delle Pubbliche Amministrazioni.

Il GDPR è stato approvato nel 2016 ed è diventato operativo nel 2018. Anche in questo caso, è importante aggiungere l’esperienza alla conoscenza derivata dai dati; infatti, grazie a questa consapevolezza, riusciamo a capire il motivo dell’aumento dei contratti di acquisto per i servizi per l’adeguamento al GDPR proprio a partire dal 2018.

L’importanza del dato all’interno del public procurement

A concludere il ciclo di interventi del webinar la Prof.ssa Veronica Vecchi dell’SDA Bocconi, che ha affrontato il tema dell’importanza dei dati e dell’analisi di questi ultimi all’interno del contesto del public procurement.

Il procurement rappresenta il 15% del PIL del nostro Paese e in molte economie diverse da quella italiana rappresenta addirittura il 20%. È dunque evidente che stiamo parlando di una fetta molto importante dell’economia nazionale e di possibili business per le imprese fornitrici.

Ovviamente, parliamo di uno strumento fondamentale anche per le Pubbliche Amministrazioni che devono utilizzare il procurement come leva per la crescita economica.

Gli appalti sono stati profondamente influenzati dalle norme sulla spending review e, in questo contesto, è importante sottolineare il fatto che ad oggi per le Pubbliche Amministrazioni è molto complesso a spostarsi da un procurement di tipo ordinario, ovvero acquisti che si sono sempre fatti nel tempo seguendo le logiche di compliance, verso un procurement strategico.

Il procurement strategico è una tipologia di approvvigionamento che non si limita solo a valutare l’impatto della spesa nel breve termine, ma guarda soprattutto ai benefici che una determinata spesa potrà portare nel medio-lungo termine; non solo per quanto riguarda i benefici legati ai servizi di cui faranno uso i cittadini, ma anche per l’introduzione di innovazione all’interno del mercato.

Se si vuole che le Pubbliche Amministrazioni passino da logiche di procurement ordinario verso logiche di procurement strategico, è fondamentale che si abbia ben a mente la cultura del dato e come questo debba essere analizzato. Questo perché il dato consente di fare migliori analisi di mercato, di individuare le migliori procedure di gara a seconda del contesto e di implementare anche anche meccanismi di Vendor Rating.

Il Vendor Rating è un vero e proprio processo gestionale finalizzato a misurare la performance dei fornitori e a favorire il miglioramento delle forniture grazie a specifici parametri di valutazione

Grazie a questo tipo di analisi la Pubblica Amministrazione potrebbe scremare il mercato in modo da interagire solo con i fornitori che possono portare della vera innovazione all’interno della procedura.

Saper misurare, grazie ai dati, il valore lungo tutto il ciclo di vita degli acquisti della Pubblica Amministrazione è importante proprio per rendere il public procurement una leva importante per la crescita dell’economia domestica e dell’economia Europea.